In dit beleid wordt uiteengezet hoe wij omgaan met de informatie die wij over u verzamelen wanneer u onze site (actis-notaires.be) bezoekt.
Naam: ACTIS Notaires associés SRL
Adres: Rue Joseph Wettinck 24/1, 4101 Jemeppe-sur-Meuse
ECB-nummer: 0760304806
Telefoonnummer : 04/234.99.99
E-mail : info@actis-notaires.be
Het advocatenkantoor Srl "Alain CAPRASSE, Denis CAPRASSE & Paul-Xavier NOLLET, notaires associés", afgekort "ACTIS", verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten.
ACTIS, met maatschappelijke zetel te 4460 Grace-Hollogne rue de Bierset 1 (en een filiaal te Jemeppe rue Joseph Wettinck 24/1), met ondernemingsnummer RPM 0760.304.806, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het bedrijf (hierna "het bedrijf" genoemd). De verantwoordelijke voor de verwerking is de natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
De Studie zet zich in voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Zij verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met bijzondere zorg en in alle transparantie te beschermen en te verwerken, met strikte naleving van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, in het bijzonder de Algemene verordening gegevensbescherminges (EU) 2016/679 (hierna "GDPR") en de Gedragscode van de Chambre nationale des notaires van 28 januari 2021 waarin bepaalde procedures voor de toepassing van de GDPR worden gespecificeerd.algemeen reglement betreffende de bescherming van persoonsgegevens (EU) 2016/679 (RGPD) voor notarissen (hierna "Gedragscode")
In overeenstemming met de GDPR en de Gedragscode heeft het kantoor een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot VZW. De functionaris voor gegevensbescherming kan gecontacteerd worden op het volgende e-mailadres: info@privanot.be, of per brief op het volgende adres: Privanot vzw, Montagnestraat 30, 1000 Brussel.
Door middel van dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens willen wij u meer uitleg geven over de manier waarop wij de persoonsgegevens die wij bewaren, verwerken .U vindt in dit beleid de antwoorden op de volgende vragen:
Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
Waarom worden uw persoonlijke gegevens verwerkt?
Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Welke persoonsgegevens worden door het onderzoek verwerkt?
Wat zijn de informatiebronnen?
Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?
Wie zijn de onderaannemers van het onderzoek?
Worden uw persoonlijke gegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens opgeslagen?
Hoe wordt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens gewaarborgd?
Welke rechten heb je?
Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van interne medewerkers in het kader van personeelszaken is opgenomen in het arbeidsreglement van het bedrijf. Informatie over de verwerking van persoonsgegevens van externe werknemers in het kader van personeelszaken is opgenomen in specifieke documenten, zoals dienstverleningscontracten of algemene beleidsdocumenten van het bedrijf.
Doeleinden - Het belangrijkste doel van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is het waarborgen van de rechtszekerheid van transacties waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, en het beheren van de dossiers die aan de notaris zijn toevertrouwd.
Daarnaast zijn de verwerkingen noodzakelijk om andere belangrijke taken en doelstellingen uit te voeren, namelijk :
het beheer van de dossiers van het kantoor, met inbegrip van de verwerkingen die worden uitgevoerd voor en na de uitvoering van een authentieke akte, zoals de noodzakelijke opzoekingen en verificaties, evenals alle andere verwerkingen die nodig zijn voor de vervulling van de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de taken die hem door het publiek zijn toevertrouwd;
administratief beheer van en toezicht op de dossiers van burgers, met inbegrip van facturering en boekhouding
het uitvoeren van de nodige verificaties en controles in het kader van de wetgeving met betrekking tot de strijd tegen het witwassen van geld;
het waarborgen van de veiligheid van gebouwen, eigendommen, personeel en bezoekers door middel van camerabewaking
om de navigatie op de website te optimaliseren door het gebruik van cookies;
het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid en diensten door gebruik te maken van feedback van burgers en statistische analyse van de activiteiten en diensten van het onderzoek met behulp van software
het verbeteren van de kwaliteit van de werkzaamheden van het kantoor bij het opstellen van de akten en documenten die nodig zijn voor de uitoefening van de taken van de notarissen als openbaar ambtenaar door het gebruik van kunstmatige intelligentiesystemen met een laag risico.
Rechtmatigheid - De verwerking van persoonsgegevens door notarissen wordt als rechtmatig beschouwd als deze in de meeste gevallen noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de notaris is onderworpen of noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang waarmee de met de zaak belaste notaris binnen het kantoor is belast.
Persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt op basis van, maar niet beperkt tot, de volgende wetgeving:
De wet van 25 Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat;
De wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten.
Daarnaast kan de rechtmatigheid van de verwerking ook gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke voor de verwerking, zoals in het geval vanhet verbeteren van de klanttevredenheid of het beveiligen van het advocatenkantoor door middel van een bewakingscamera.
Ten slotte kan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer niet-functionele cookies worden gebruikt op de website van het onderzoek.
Afhankelijk van de diensten die u aanvraagt, kan het onderzoek de volgende persoonsgegevens verwerken:
identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, nationaal registratienummer, geboorteplaats en -datum, enz;
contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);
economische en financiële gegevens (bankrekeningnummer, enz.);
gegevens met betrekking tot rechtsbevoegdheid
gegevens met betrekking tot beroepsactiviteiten
gegevens met betrekking tot binnen het bedrijf uitgevoerde handelingen;
gegevens met betrekking tot je familie, sociale, fiscale of andere gegevens die de notaris moet verzamelen uit officiële bronnen en administraties met betrekking tot jou;
videobewakingsbeelden;
gegevens met betrekking tot de kwaliteit/tevredenheid van de geleverde diensten.
Als openbaar ambtenaar is de notaris verplicht om persoonsgegevens over jou te verzamelen en te gebruiken om zijn activiteiten uit te voeren.
Uw persoonsgegevens zijn afkomstig van
uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger;
authentieke gegevensbronnen die strikt gereglementeerd zijn door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfenisregister, het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijkscontracten, enz;
officiële instanties die gemachtigd zijn gegevens aan notarissen te verstrekken in het kader van hun publieke taken;
De persoonsgegevens die door het bedrijf worden verwerkt, kunnen worden meegedeeld aan derden ("ontvangers"), afhankelijk van de context van de verwerking, en in het bijzonder :
aan de de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzwde Fédération Royale du Notariat Belge vzw, voor wat betreft gegevens met betrekking tot onroerend goed, om te worden opgenomen in een notariële databank die tot doel heeft statistieken op te stellen en notarissen in staat te stellen de waarde van onroerend goed te schatten in het kader van de uitoefening van hun taken;
aan de Provinciale Kamer van Notarissen die betrokken is bij uw zaak en/of de Nationale Kamer van Notarissen (bijvoorbeeld in het kader van hun boekhoudkundige controletaken of in het kader van de preventie en bestrijding van het witwassen van geld);
aan andere notarissen die bij uw zaak betrokken zijn (bijvoorbeeld in verband met een verkoopakte van onroerend goed);
aan staatsarchief voor het bewaren van dossiers, notulen en testamenten ;
op banken die betrokken zijn bij uw zaak;
deaccountant/fiscalist die de boekhouding van het bedrijf beheert;
de onderaannemers voor het beheer en de continuïteit van het bedrijf, zoals softwareleveranciers voor het opstellen van akten.
wettelijk bevoegde partners, zoals overheidsdiensten en notariële instellingenvoor het opslaan van afschriften van akten en hun metadata als onderdeel van elektronische registratie en voor het opnemen van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijv. het centraal register van huwelijkscontracten, het centraal register van volmachtcontracten, het centraal register van verklaringen inzake het notariaat). (bijv. het centraal register van huwelijkscontracten, het centraal register van volmachtcontracten, het centraal register van verklaringen inzake de benoeming van een bewindvoerder of een vertrouwenspersoon, enz;)
Een verwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat persoonsgegevens verwerkt namens de studie.
Het onderzoek maakt met name gebruik van de volgende categorieën onderaannemers:
hardwareleveranciers ;
softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor bestandsbeheer en boekhouding;
server/back-up leverancier;
consultant of externe medewerker ;
enz.
In principe worden uw persoonlijke gegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna "EER" genoemd).
In het geval dat uw persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan landen buiten de EER, worden uw gegevens echter niet doorgegeven buiten de EER.buiten de EER en de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen beschermingsniveau biedt dat verenigbaar is met de EER.Mochten uw persoonsgegevens desondanks worden doorgegeven naar landen buiten de EER en de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen passend beschermingsniveau biedt, dan zal de Studie zich inspannen om uw persoonsgegevens te beschermen door extra waarborgen te bieden (bijv. door het aangaan van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, door het aannemen van bindende bedrijfsregels, enz.)).
In overeenstemming met het principe van beperking van de opslag van persoonlijke gegevens, mogen de hierboven genoemde gegevens niet langer worden opgeslagen dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld.In overeenstemming met het principe van de beperking van de opslag van persoonlijke gegevens, mogen de hierboven genoemde gegevens slechts zo lang worden opgeslagen als nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn bedoeld, in overeenstemming met de specifiek toepasselijke wetten en de verjaringstermijnen voor commerciële en persoonlijke claims. De bewaartermijnen hieronder komen overeen met de bewaartermijnen die zijn aangegeven in het register van verwerkingsactiviteiten van het onderzoek.
De bewaartermijnen variëren afhankelijk van de aard van de betreffende documenten, d.w.z. :
de cliëntendossiers van burgers worden bewaard zolang de burger niet heeft gekozen voor een andere notaris, en worden bewaard gedurende maximaal het hele leven van de burger om adviesdiensten te kunnen verlenen (in overeenstemming met artikel 9 van de wet Ventôse An XI houdende de organisatie van het notariaat) ;
dossiers worden tot 30 jaar na sluiting bewaard voor bewijsdoeleinden (in overeenstemming metartikel 3.27 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek);
notulen worden bewaard tot 50 of 75 jaar na de ondertekening van de akte en worden daarna overgebracht naar het staatsarchief (in overeenstemming met artikel 62 van de wet Ventôse An XI houdende organisatie van het notariaat);
de boeken (rekeningen) worden bewaard tot 10 jaar na het afsluiten van het boekjaar (in overeenstemming met artikel 33 van de wet Ventôse An XI houdende organisatie van het notariaat);
rekeningafschriften worden bewaard tot 10 jaar na het einde van het betreffende boekjaar (in overeenstemming met artikel 33 van de wet Ventôse An XI houdende organisatie van het notariaat);
persoonsgegevens die vallen onder de wet op het witwassen van geld worden gewist na een bewaartermijn van 10 jaar (in overeenstemming met de artikelenartikelen 60 en 62, lid 1 van de wet van 18 september 2017 betreffende de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contant geld);
camerabeelden worden maximaal één maand bewaard (in overeenstemming met artikel 6 van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de installatie en het gebruik van bewakingscamera's) ;
persoonsgegevens die worden verwerkt om de website te beheren, worden bewaard zolang als nodig is om het beoogde doel te bereiken;
persoonsgegevens die worden verwerkt met software voor kunstmatige intelligentie worden niet langer door deze technologieën verwerkt zodra uw dossier door het onderzoek is gesloten.
De onderzoeksafdeling neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Daarnaast zorgt het bureau ervoor dat het de beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens uit de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021 hanteert.
Er worden beveiligingsmaatregelen genomen om het verlies, de vernietiging, de wijziging of de ongeoorloofde bekendmaking van door het kantoor verzonden, opgeslagen of verwerkte persoonsgegevens te voorkomen. persoonsgegevens die zijn verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt, of onbevoegde toegang tot dergelijke gegevens.
Het notariskantoor zorgt er met name voor dat :
de toegang tot gebouwen die gegevensdragers bevatten beperkt is tot bevoegde personen ;
de serveromgeving goed beveiligd is
persoonsgegevens veilig worden opgeslagen en vernietigd
werknemers en onderaannemers veilige toegang krijgen tot de gegevens die nodig zijn om het beoogde doel te bereiken;
er een voor alle leden van de Studie geldende procedure voor de melding van inbreuken in verband met persoonsgegevens van kracht is;
er een procedure is voor het beheer van de rechten van betrokkenen die van toepassing is op alle leden van de studie
er is een informatiebeveiligingsbeleid dat toegankelijk is voor alle leden van de studie
er een RGPD-bewustmakingsbeleid is voor de leden van de studie;
technische beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige beveiligingsupdates, worden toegepast.
Deze maatregelen worden regelmatig gecontroleerd en na een audit beoordeeld door de bovengenoemde functionaris voor gegevensbescherming.
Het kantoor heeft, in overeenstemming met Artikel 28 van de RGPD en Artikel 2 van de Ethische Code van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021, een onderaannemingsovereenkomst ondertekend met de verschillende onderaannemers die het gebruikt.
Onder de RGPD heb je een aantal rechten als persoon die getroffen wordt door de verwerking van je persoonsgegevens door het kantoor.
Afhankelijk van de omstandigheden en op voorwaarde dat de verantwoordelijke voor de verwerking zijn wettelijke verplichtingen nakomt en zijn taken van algemeen belang vervult, heb je de volgende rechten:
Recht op informatie: u hebt het recht om te weten, onder andere, welke persoonsgegevens de studie over u verwerkt, de doeleinden van deze verwerking, hoe lang deze gegevens worden bewaard, etc. ;
Recht op toegang: u hebt het recht om uw persoonsgegevens die het bedrijf bewaart en verwerkt, in te zien en te laten meedelen;
Recht op rectificatie: u hebt het recht om rectificatie te verkrijgen van onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens die op u betrekking hebben;
Recht op wissen: u hebt het recht om vernietiging te vragen van uw persoonsgegevens die door het bedrijf worden verwerkt;
Recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist;
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u hebt het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en aan een derde partij door te geven;
Recht op bezwaar: u hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor.
U kunt uw rechten rechtstreeks uitoefenen door contact op te nemen met het notariskantoor via e-mail info@actis-notaires.be of per brief naar 4460 Grace Hollogne rue de Bierset 1 of naar de functionaris voor gegevensbescherming per e-mail info@privanot.be
Tot slot, als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd in overeenstemming met de RGPD, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Pressestraat 35, 1000 Brussel of via hun website https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).
Volg ons en mis geen enkel nieuws van ons
